{"id":666,"date":"2008-08-02T17:19:56","date_gmt":"2008-08-02T15:19:56","guid":{"rendered":"http:\/\/www.marblestation.com\/blog\/?p=666"},"modified":"2012-04-26T16:28:39","modified_gmt":"2012-04-26T14:28:39","slug":"getting-things-done-gtd-organizate-con-eficacia-de-david-allen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.marblestation.com\/?p=666","title":{"rendered":"Getting Things Done (GTD), organizate con eficacia de David Allen"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Getting_Things_Done\">Getting Things Done (GTD)<\/a> de David Allen (<a href=\"http:\/\/www.amazon.com\/Organizate-Eficacia-Getting-Things-Done\/dp\/849662708X\">Organizate con eficacia<\/a> en castellano) es un m\u00e9todo para la gesti\u00f3n de las tareas pendientes que se ha hecho bastante popular en los \u00faltimos a\u00f1os.<\/p>\n<p>Despu\u00e9s de leerme el libro b\u00e1sico de referencia, me ha parecido bastante interesante y he intentado aplicar las ideas expuestas. La principal dificultad de utilizar GTD para gestionar nuestras tareas es que supone un cambio sustancial en nuestros h\u00e1bitos diarios, no obstante, si bien no he conseguido trabajar cumpliendo el 100% del plantenamiento GTD, si que he podido aprovechar algunas partes para incorporarlas a mi d\u00eda a d\u00eda y mejorar mi propia eficiencia \ud83d\ude42<\/p>\n<p>Al inicio del libro se hace menci\u00f3n a una de las ideas b\u00e1sicas de <a href=\"http:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Peter_Drucker\">Peter Druker<\/a>: El trabajo del conocimiento. Actualmente no existen limites claros que definan el fin del trabajo, este se encuentra cada vez menos delimitado f\u00edsicamente (p.ej. reorganizar un almacen). El trabajo tiende al infinito y nuestras tareas pendientes aparecen, se modifican, pierden o ganan prioridad a un ritmo fren\u00e9tico que puede bloquearnos.<\/p>\n<p>Poder gestionar eficientemente ese contexto implica mantener un estado de calma <b>donde nuestra mente se comporte como el agua<\/b>. Si lanzamos una piedra a un estanque, el agua responder\u00e1 en funci\u00f3n de la masa y la velocidad de la piedra, retornando acto seguido a su estado natural. El agua no actua ni m\u00e1s ni menos de lo necesario, nuestra mente debe reaccionar de la misma forma.<\/p>\n<p>Aquello que nos hace reaccionar por encima o por debajo de lo necesario (p.ej. contestar de forma inapropiada un correo), nos controla y genera ineficiencias e ineficacias.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<p>Encontrarse en un estado relajado, donde todo fluye nos hace percibir la situaci\u00f3n bajo control. Si bien es normal llegar a ese estado, en ocasiones puede resultar dificil conseguirlo con regularidad. Getting Things Done proporciona las herramientas para conseguir ese nivel de efectividad y eficiencia.<\/p>\n<p>Todos tenemos compromisos tanto profesionales como personales, algunos de los cuales ni tan siquiera somos conscientes en el d\u00eda a d\u00eda. \u00bfDe cuantas cosas nos sentimos responsables para crear\/cambiar\/etc? Mientras estos compromisos se mantengan exclusivamente en nuestra cabeza, no tendremos una mente clara. Por tanto:<\/p>\n<ul>\n<li>Conviene registrar los compromisos en un soporte externo<\/li>\n<li>Decidir que se quiere llevar a cabo para cumplir ese compromiso<\/li>\n<li>Revisar periodicamente el soporte donde se almacene dicha informaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tener asuntos abiertos (<i>open loops<\/i>) que aparecen de forma peri\u00f3dica en nuestra mente suele ser consecuencia de:<\/p>\n<ul>\n<li>Desconocer el resultado que queremos obtener<\/li>\n<li>Desconocer que siguiente acci\u00f3n realizar<\/li>\n<li>No haber establecido recordatorios<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tenemos que conseguir desconectar de esos asuntos abiertos que nos preocupan, trasladandolos a un sistema externo.<\/p>\n<p>No se trata de gestionar el tiempo, la informaci\u00f3n o las prioridades&#8230; sino que se trata de <b>gestionar las acciones<\/b> (que hacer con tu tiempo, con la informaci\u00f3n, etc.). Creemos que no tenemos tiempo para realizar un determinado proyecto, sin embargo el verdadero problema es que no hemos identificado las acciones a efectuar para que el proyecto avance.<\/p>\n<ul>\n<li>Gesti\u00f3n horizontal: diferentes tareas a realizar inconexas entre si<\/li>\n<li>Gestion vertical: diferentes tareas a realizar propias de una \u00fanica tem\u00e1tica <\/li>\n<\/ul>\n<p>En ocasiones elaboramos listados de tareas pendientes \u00fanicamente cuando el nivel de estres es tal que parece ser la \u00fanica soluci\u00f3n de organizarnos. La idea es mantener este tipo de listado siempre, para cualquier tipo de tarea por m\u00e1s peque\u00f1a o grande que sea y tenga la prioridad que tenga.<\/p>\n<h3>Etapas (visi\u00f3n global)<\/h3>\n<p>GTD presenta diversas <b>etapas<\/b> para gestionar ese listado de tareas\/acciones:<\/p>\n<p><b>1. Collect:<\/b> Registrar todas los asuntos abiertos a realizar o revisar en el futuro fuera de nuestra mente, ayudandonos de dispositivos electr\u00f3nicos o papel. Lo ideal es utilizar el m\u00ednimo n\u00famero de dispositivos. No es \u00fatil si no se recogen absolutamente todas los temas abiertos, si confiamos en recordar alguno y otros los apuntamos, el sistema queda cojo y nuestra mente seguir\u00e1 preocupandose por esas tareas.<\/p>\n<p><b>2. Process:<\/b> Los asuntos abiertos recolectados deben ser procesadas periodicamente siguiendo el siguiente protocolo:<\/p>\n<ul>\n<li>Entender en que consisten<\/li>\n<li>Identificar si lo podemos traducir en una acci\u00f3n\n<ul>\n<li>No requiere acci\u00f3n y se puede descartar.<\/li>\n<li>No requiere acci\u00f3n actualmente, pero es posible que si la requiera en el futuro (calendario).<\/li>\n<li>Se trata de un elemento que proporciona informaci\u00f3n \u00fatil que puede ser necesaria para algo en el futuro (referencia)<\/li>\n<li>Si requiere la ejecuci\u00f3n de una acci\u00f3n. Las acciones deben ser una actividad f\u00edsica y visible (p.ej. llamada de tel\u00e9fono, b\u00fasqueda por Internet, redacci\u00f3n de un borrador, etc.). En caso de que el asunto abierto genere diversas acciones con objeto de conseguir el resultado deseado, se consideraran todas estas como un proyecto.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>A partir de la acci\u00f3n identificada, decidir:\n<ul>\n<li>Hacerla si lleva menos de 2 minutos.<\/li>\n<li>Delegar<\/li>\n<li>Posponer y anotar en el listado de &#8220;Pr\u00f3ximas cosas a hacer&#8221;.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><b>3. Organize:<\/b> Las acciones procesadas deben ser organizadas f\u00edsicamente (p.ej. carpesanos) o digitalmente (p.ej. directorios), programadas en el calendario, etc. Respecto al listado de pr\u00f3ximas tareas a realizar, podemos crear sublistas para identificar acciones a realizar en casa, en el trabajo, etc.<\/p>\n<p><b>4. Review:<\/b> De forma diaria se requiere revisar en primer lugar el calendario (tareas programadas), dado que podemos identificar las tareas que debemos realizar estrictamente en el tiempo. A continuaci\u00f3n, revisamos el listado de acciones a realizar para identificar cuales llevaremos a cabo.<\/p>\n<p>De forma semanal, se revisar\u00e1 el listado de pr\u00f3ximas acciones, el calendario, etc. con el objetivo de revisar, actualizar y marcar como completadas (limpiar) las tareas oportunas.<\/p>\n<p><b>5. Do<\/b> Elegir que acci\u00f3n ejecutar en cada momento depender\u00e1 de los siguientes aspectos:<\/p>\n<ul>\n<li>Contexto<\/li>\n<li>Tiempo disponible<\/li>\n<li>Energia disponible: \u00bfLa tarea requiere esfuerzo f\u00edsico y\/o mental?<\/li>\n<li>Prioridad<\/li>\n<\/ul>\n<p><center><br \/>\n<img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/farm4.static.flickr.com\/3174\/2724605265_04bcc88604_o.png\"\/><br \/>\n<\/center><\/p>\n<p>Veamos en mayor detalle aquellas etapas que requiere un mayor entendimiento para poder llevarlas a cabo.<\/p>\n<h3>Procesar<\/h3>\n<p>Reglas:<\/p>\n<ul>\n<li>Procesar el primer elemento (no importa seguir orden LIFO o FIFO).<\/li>\n<li>Procesar uno a uno, nunca varios simultaneamente.<\/li>\n<li>Nunca volver a poner un elemento de vuelta a la bandeja de entrada.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Todo debe ser procesado de forma equitativa, entendiendo por &#8220;procesar&#8221; la dedicaci\u00f3n de un tiempo m\u00ednimo para decidir que acci\u00f3n emprender.<\/p>\n<p>Elementos que no requieren acci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Basura: Podemos optar por descartar algo cuando tengamos dudas o incubarlo.<\/li>\n<li>Elementos a incubar: los clasificamos en la lista de &#8220;alg\u00fan d\u00eda\/quiz\u00e1s&#8221; o lo registramos en el calendario si se trata de un evento programado futuro.<\/li>\n<li>Material de referencia<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vaciando la bandeja de entrada:<\/p>\n<ul>\n<li>Hacer la acci\u00f3n si esta lleva menos de 2 minutos.<\/li>\n<li>Delegar y registrar en la lista de &#8220;en espera&#8221; o anotar en el calendario para revisar en una fecha concreta. Cabe destacar la importancia de anotar la fecha\/hora en la que se deleg\u00f3 la tarea.<\/li>\n<li>Posponer: clasificar como pendientes.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Organizar<\/h3>\n<p>Categorias b\u00e1sicas:<\/p>\n<ul>\n<li>Listado de proyectos<\/li>\n<li>Material de soporte de proyectos: material necesario para llevar a cabo las acciones relacionadas con los proyectos.<\/li>\n<li>Calendario: acciones programadas para d\u00edas u horas determinadas.<\/li>\n<li>Lista de pr\u00f3ximas acciones<\/li>\n<li>Lista de &#8220;en espera&#8221;: aspectos delegados para los cuales esperamos un resultado.<\/li>\n<li>Lista de &#8220;alg\u00fan d\u00eda\/quiz\u00e1s&#8221;<\/li>\n<li>Material de referencia: material que no se encuentra vinculado directamente a ninguna acci\u00f3n, pero que puede ser de utilidad en el futuro.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dentro del listado de pr\u00f3ximas acciones podemos agrupar las tareas en funci\u00f3n del contexto necesario para que sean realizadas, por ejemplo las m\u00e1s habituales:<\/p>\n<ul>\n<li>Llamadas<\/li>\n<li>Ordenador<\/li>\n<li>Recados<\/li>\n<li>Oficina<\/li>\n<li>Casa<\/li>\n<li>Agenda (personas y reuniones)<\/li>\n<li>Leer\/revisar<\/li>\n<\/ul>\n<p>El nivel de desglose depender\u00e1 de la cantidad de elementos que gestionemos.<\/p>\n<p>Los sistemas de correo electr\u00f3nico pueden ser utilizados con la misma filosofia. La bandeja de entrada es el lugar donde se registran los asuntos abiertos que requieren ser procesados. Para poder procesar y organizar la informaci\u00f3n, es posible crear las siguientes carpetas b\u00e1sicas:<\/p>\n<ul>\n<li>@Action: Archivamos todos aquellos mails que requieren un acci\u00f3n por nuestra parte (siempre y cuando sea superior a 2 minutos).<\/li>\n<li>@Waiting for: Enviamos un correo donde se delega una tarea y ponemos nuestra propia direcci\u00f3n en copia (CC o BCC) para posteriormente clasificarla en la carpeta de &#8220;en espera&#8221;.<\/li>\n<li>Carpetas de referencia: archivaremos todo aquello que ya no requiera acci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Revisar<\/h3>\n<p>El objetivo consiste en mantener el sistema actualizado de forma que estemos haciendo lo que tenemos que hacer y viceversa. En definitiva, nos permite afianzar la fiabilidad del sistema y la confianza que tenemos en el.<\/p>\n<p>Lo ideal es reservar un par de hora en el \u00faltimo d\u00eda de la semana (p.ej. viernes) donde aislarnos y concentrarnos en la revisi\u00f3n del sistema. Este es el mejor momento dado que:<\/p>\n<ul>\n<li>Aun tenemos fresco todo lo sucedido durante la semana.<\/li>\n<li>En caso de aparecer ideas\/acciones que requieran interacci\u00f3n con otras personas del trabajo, podemos llevarlo a cabo antes de que llegue el fin de semana.<\/li>\n<li>Facilita el inicio del fin de semana con una mente m\u00e1s tranquila y calmada.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Conclusi\u00f3n<\/h3>\n<p>GTD nos ofrece un sistema que permite mejorar nuestra eficiencia tanto en el trabajo como en las tareas personales, no obstante su puesta en marcha es complicada dado que implica un cambio sustancial de nuestros habitos.<\/p>\n<p>Personalmente, he incorporado a mi d\u00eda a d\u00eda los siguientes elementos:<\/p>\n<ul>\n<li>Organizaci\u00f3n del correo electr\u00f3nico en @actions, @waiting for, @reference, etc&#8230;<\/li>\n<li>Uso del calendario para aquellas tareas claramente definidas en el tiempo (Outlook, Evolution y Google Calendar <a href=\"http:\/\/www.google.com\/support\/calendar\/bin\/answer.py?hl=en&#038;answer=89955\">sincronizados<\/a>)<\/li>\n<li>Listados de ideas y acciones en una hoja de c\u00e1lculo + libreta <a href=\"http:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Moleskine\">moleskine<\/a> (regalo de cumple de ese pedazo equipo AliCAMte)\n<\/li>\n<li>Revisi\u00f3n peri\u00f3dica del sistema<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Getting Things Done (GTD) de David Allen (Organizate con eficacia en castellano) es un m\u00e9todo para la gesti\u00f3n de las tareas pendientes que se ha hecho bastante popular en los \u00faltimos a\u00f1os. 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