Getting Things Done (GTD), organizate con eficacia de David Allen

Getting Things Done (GTD) de David Allen (Organizate con eficacia en castellano) es un método para la gestión de las tareas pendientes que se ha hecho bastante popular en los últimos años.

Después de leerme el libro básico de referencia, me ha parecido bastante interesante y he intentado aplicar las ideas expuestas. La principal dificultad de utilizar GTD para gestionar nuestras tareas es que supone un cambio sustancial en nuestros hábitos diarios, no obstante, si bien no he conseguido trabajar cumpliendo el 100% del plantenamiento GTD, si que he podido aprovechar algunas partes para incorporarlas a mi día a día y mejorar mi propia eficiencia 🙂

Al inicio del libro se hace mención a una de las ideas básicas de Peter Druker: El trabajo del conocimiento. Actualmente no existen limites claros que definan el fin del trabajo, este se encuentra cada vez menos delimitado físicamente (p.ej. reorganizar un almacen). El trabajo tiende al infinito y nuestras tareas pendientes aparecen, se modifican, pierden o ganan prioridad a un ritmo frenético que puede bloquearnos.

Poder gestionar eficientemente ese contexto implica mantener un estado de calma donde nuestra mente se comporte como el agua. Si lanzamos una piedra a un estanque, el agua responderá en función de la masa y la velocidad de la piedra, retornando acto seguido a su estado natural. El agua no actua ni más ni menos de lo necesario, nuestra mente debe reaccionar de la misma forma.

Aquello que nos hace reaccionar por encima o por debajo de lo necesario (p.ej. contestar de forma inapropiada un correo), nos controla y genera ineficiencias e ineficacias.

Encontrarse en un estado relajado, donde todo fluye nos hace percibir la situación bajo control. Si bien es normal llegar a ese estado, en ocasiones puede resultar dificil conseguirlo con regularidad. Getting Things Done proporciona las herramientas para conseguir ese nivel de efectividad y eficiencia.

Todos tenemos compromisos tanto profesionales como personales, algunos de los cuales ni tan siquiera somos conscientes en el día a día. ¿De cuantas cosas nos sentimos responsables para crear/cambiar/etc? Mientras estos compromisos se mantengan exclusivamente en nuestra cabeza, no tendremos una mente clara. Por tanto:

  • Conviene registrar los compromisos en un soporte externo
  • Decidir que se quiere llevar a cabo para cumplir ese compromiso
  • Revisar periodicamente el soporte donde se almacene dicha información

Tener asuntos abiertos (open loops) que aparecen de forma periódica en nuestra mente suele ser consecuencia de:

  • Desconocer el resultado que queremos obtener
  • Desconocer que siguiente acción realizar
  • No haber establecido recordatorios

Tenemos que conseguir desconectar de esos asuntos abiertos que nos preocupan, trasladandolos a un sistema externo.

No se trata de gestionar el tiempo, la información o las prioridades… sino que se trata de gestionar las acciones (que hacer con tu tiempo, con la información, etc.). Creemos que no tenemos tiempo para realizar un determinado proyecto, sin embargo el verdadero problema es que no hemos identificado las acciones a efectuar para que el proyecto avance.

  • Gestión horizontal: diferentes tareas a realizar inconexas entre si
  • Gestion vertical: diferentes tareas a realizar propias de una única temática

En ocasiones elaboramos listados de tareas pendientes únicamente cuando el nivel de estres es tal que parece ser la única solución de organizarnos. La idea es mantener este tipo de listado siempre, para cualquier tipo de tarea por más pequeña o grande que sea y tenga la prioridad que tenga.

Etapas (visión global)

GTD presenta diversas etapas para gestionar ese listado de tareas/acciones:

1. Collect: Registrar todas los asuntos abiertos a realizar o revisar en el futuro fuera de nuestra mente, ayudandonos de dispositivos electrónicos o papel. Lo ideal es utilizar el mínimo número de dispositivos. No es útil si no se recogen absolutamente todas los temas abiertos, si confiamos en recordar alguno y otros los apuntamos, el sistema queda cojo y nuestra mente seguirá preocupandose por esas tareas.

2. Process: Los asuntos abiertos recolectados deben ser procesadas periodicamente siguiendo el siguiente protocolo:

  • Entender en que consisten
  • Identificar si lo podemos traducir en una acción
    • No requiere acción y se puede descartar.
    • No requiere acción actualmente, pero es posible que si la requiera en el futuro (calendario).
    • Se trata de un elemento que proporciona información útil que puede ser necesaria para algo en el futuro (referencia)
    • Si requiere la ejecución de una acción. Las acciones deben ser una actividad física y visible (p.ej. llamada de teléfono, búsqueda por Internet, redacción de un borrador, etc.). En caso de que el asunto abierto genere diversas acciones con objeto de conseguir el resultado deseado, se consideraran todas estas como un proyecto.
  • A partir de la acción identificada, decidir:
    • Hacerla si lleva menos de 2 minutos.
    • Delegar
    • Posponer y anotar en el listado de “Próximas cosas a hacer”.

3. Organize: Las acciones procesadas deben ser organizadas físicamente (p.ej. carpesanos) o digitalmente (p.ej. directorios), programadas en el calendario, etc. Respecto al listado de próximas tareas a realizar, podemos crear sublistas para identificar acciones a realizar en casa, en el trabajo, etc.

4. Review: De forma diaria se requiere revisar en primer lugar el calendario (tareas programadas), dado que podemos identificar las tareas que debemos realizar estrictamente en el tiempo. A continuación, revisamos el listado de acciones a realizar para identificar cuales llevaremos a cabo.

De forma semanal, se revisará el listado de próximas acciones, el calendario, etc. con el objetivo de revisar, actualizar y marcar como completadas (limpiar) las tareas oportunas.

5. Do Elegir que acción ejecutar en cada momento dependerá de los siguientes aspectos:

  • Contexto
  • Tiempo disponible
  • Energia disponible: ¿La tarea requiere esfuerzo físico y/o mental?
  • Prioridad



Veamos en mayor detalle aquellas etapas que requiere un mayor entendimiento para poder llevarlas a cabo.

Procesar

Reglas:

  • Procesar el primer elemento (no importa seguir orden LIFO o FIFO).
  • Procesar uno a uno, nunca varios simultaneamente.
  • Nunca volver a poner un elemento de vuelta a la bandeja de entrada.

Todo debe ser procesado de forma equitativa, entendiendo por “procesar” la dedicación de un tiempo mínimo para decidir que acción emprender.

Elementos que no requieren acción:

  • Basura: Podemos optar por descartar algo cuando tengamos dudas o incubarlo.
  • Elementos a incubar: los clasificamos en la lista de “algún día/quizás” o lo registramos en el calendario si se trata de un evento programado futuro.
  • Material de referencia

Vaciando la bandeja de entrada:

  • Hacer la acción si esta lleva menos de 2 minutos.
  • Delegar y registrar en la lista de “en espera” o anotar en el calendario para revisar en una fecha concreta. Cabe destacar la importancia de anotar la fecha/hora en la que se delegó la tarea.
  • Posponer: clasificar como pendientes.

Organizar

Categorias básicas:

  • Listado de proyectos
  • Material de soporte de proyectos: material necesario para llevar a cabo las acciones relacionadas con los proyectos.
  • Calendario: acciones programadas para días u horas determinadas.
  • Lista de próximas acciones
  • Lista de “en espera”: aspectos delegados para los cuales esperamos un resultado.
  • Lista de “algún día/quizás”
  • Material de referencia: material que no se encuentra vinculado directamente a ninguna acción, pero que puede ser de utilidad en el futuro.

Dentro del listado de próximas acciones podemos agrupar las tareas en función del contexto necesario para que sean realizadas, por ejemplo las más habituales:

  • Llamadas
  • Ordenador
  • Recados
  • Oficina
  • Casa
  • Agenda (personas y reuniones)
  • Leer/revisar

El nivel de desglose dependerá de la cantidad de elementos que gestionemos.

Los sistemas de correo electrónico pueden ser utilizados con la misma filosofia. La bandeja de entrada es el lugar donde se registran los asuntos abiertos que requieren ser procesados. Para poder procesar y organizar la información, es posible crear las siguientes carpetas básicas:

  • @Action: Archivamos todos aquellos mails que requieren un acción por nuestra parte (siempre y cuando sea superior a 2 minutos).
  • @Waiting for: Enviamos un correo donde se delega una tarea y ponemos nuestra propia dirección en copia (CC o BCC) para posteriormente clasificarla en la carpeta de “en espera”.
  • Carpetas de referencia: archivaremos todo aquello que ya no requiera acción.

Revisar

El objetivo consiste en mantener el sistema actualizado de forma que estemos haciendo lo que tenemos que hacer y viceversa. En definitiva, nos permite afianzar la fiabilidad del sistema y la confianza que tenemos en el.

Lo ideal es reservar un par de hora en el último día de la semana (p.ej. viernes) donde aislarnos y concentrarnos en la revisión del sistema. Este es el mejor momento dado que:

  • Aun tenemos fresco todo lo sucedido durante la semana.
  • En caso de aparecer ideas/acciones que requieran interacción con otras personas del trabajo, podemos llevarlo a cabo antes de que llegue el fin de semana.
  • Facilita el inicio del fin de semana con una mente más tranquila y calmada.

Conclusión

GTD nos ofrece un sistema que permite mejorar nuestra eficiencia tanto en el trabajo como en las tareas personales, no obstante su puesta en marcha es complicada dado que implica un cambio sustancial de nuestros habitos.

Personalmente, he incorporado a mi día a día los siguientes elementos:

  • Organización del correo electrónico en @actions, @waiting for, @reference, etc…
  • Uso del calendario para aquellas tareas claramente definidas en el tiempo (Outlook, Evolution y Google Calendar sincronizados)
  • Listados de ideas y acciones en una hoja de cálculo + libreta moleskine (regalo de cumple de ese pedazo equipo AliCAMte)
  • Revisión periódica del sistema

7 thoughts on “Getting Things Done (GTD), organizate con eficacia de David Allen”

  1. Muy interasante, gracias por el resumen…
    Hace unos meses me estuvo interesando por este metodo.. pero al final acabe procrastinando y lo deje… (intente comprarme el libro pero no lo encontre en ninguna libreria fisica… lo que si me compre fue la moleskine….)
    Quizas el 14 o 15 de este mes se monte una quedada… por que no vienes y nos haces una pqña demo del sistema?

  2. Por cierto, encontre bastante gente que habia adaptado la moleskine a este metodo… le has hecho algun hack a la libreta?
    la usas solo para anotar las cosas cuando no estas en el ordenador? o la usas como recurso principal para organizarte?

  3. La moleskine la utilizo simplemente para tomar apuntes en reuniones o para anotar alguna idea/tarea a realizar. Como comento en el articulo, he cogido algunos hábitos pero estoy seguro que ni se acerca a utilizar la metodología al 100%. Por ejemplo, todavía no he llegado a integrar mis acciones personales con las del trabajo (no tengo un sistema integral)… pero bueno, poco a poco.

    Sobre la quedada, me pillará de vacaciones y no estaré por aqui… toca desconectar 😉

  4. Implementé el sistema gtd en una moleskine de las pequeñas (el hipster-moleskine) y luego lo dejé de lado debido al trasvase de información que necesitaba realizar de un elemento del sistema gtd a otro (aplicaciones online, pc y moleskine). Lo que me atraía de emplear la moleskine es poder utilizarla anywhere. El inbox estaba formado por pizzini (papelitos en los que apuntaba las acciones o citas a lo Bernardo Provenzano (1) style) que podía procesar en el tren o en el bus en cualquier momento.
    Adicionalmente, tenía un todo.sh para apuntar y priorizar tareas (a modo de la hoja de cálculo que comentas que mantienes) ya que le daba un poco de vidilla al tema de manejar los to-dos.
    Lo dejé de lado y aún sigo pensando como recuperarlo y acabar de implementarlo.

    Tuve incorporado el addon de GTD para gmail, pero no pareció ni mucho menos óptimo. Para el correo prefiero el sistema Trusted Trio de Lifehacker-Merlin Mann (http://lifehacker.com/software/email/empty-your-inbox-with-the-trusted-trio-182318.php), que no deja de ser GTD.

    Lo que más me gusta de GTD es su independencia de las herramientas (de ahí que hayan surgido tantas implementaciones), pero también le veo un problema en eso. Tenemos distintas fuentes de acciones y lo que a mí más me costó fue intentar unificar el process, elegir la herramienta adecuada.

    Tomo nota de tu manera de hacer.

    Por cierto, llevar moleskines a las reuniones está desfasado, el último grito es llevar Death Notes.

    @Joan: La moleskine és una meravella, sí. Fes-li saber a un parell de noies que coneixem que em van estar burxant durant no poc temps amb el tema de la llibreta de la ‘goma de pollo’

    (1) Cappo di tutti li cappi que dirigía la Mafia mediante los papelitos y un indescifrable cifrado Cesar (LOL)

  5. Tu si que sabes spin! Yo no he llegado a tanto 😀

    La extensión GTD inbox para Firefox la tengo instalada ahora para ver que tal es, pero en cualquier caso ese sistema no se puede utilizar para el trabajo… creo que al final todos tenemos el mismo problema para procesar la información, demasiadas fuentes.

    El Trusted-Trio se parece mucho a la forma que tengo de organizar el correo del trabajo… tomo nota 😀

    Gracias!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *