Marble Station

PRINCE2 como complemento a PMBOK para la gestión de proyectos (project management)

PRINCE2 (“PRojects IN Controlled Environments”) es una metodología de gestión de proyecto desarrollada inicialmente por el Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) del gobierno de Reino Unido y que actualmente también es usado en organizaciones privadas.

PRINCE2 se basa en los mismos principios que PMBOK y amplia los conceptos que este presenta, proporcionando técnicas complementarias para reducir el riesgo e incrementar la calidad en los proyectos de la forma más efectiva. No obstante, PRINCE2 deja fuera de su alcance aspectos que si cubre PMBOK, como por ejemplo:

• Gestión de personas: motivación, lideraje y delegación
• Técnicas de planificación genéricas como Critical path y Gantt Charts
• Técnicas de gestión del riesgo
• Técnicas de análisis financiero o presupuestario

Estructura general

PRINCE2 se encuentra compuesto por procesos que tienen lugar durante el transcurso del proyecto y, a su vez, interaccionan con diferentes componentes básicos:

Componentes básicos

Como hemos apuntando, los procesos de PRINCE2 interactúan con 8 componentes básicos:

• Business Case: Documentación corresponde a la fase previa al inicio del proyecto, la cual definirá el rumbo del proyecto.
• Organización: El proyecto requerirá recursos de la organización, deberán tomarse decisiones de inversión y efectuar un control presupuestario.
• Planes: Espina dorsal del proyecto, donde se detalla la planificación de las diferentes partes del mismo.
• Controles: Es necesario es garantizar el cumplimiento de los requisitos, el control de las desviaciones en tiempo/costes y la verificación de que la viabilidad del proyecto no se ve afectada según los criterios establecidos en el Business Case.
• Gestión del riesgo: Análisis del riesgo y definición de estrategias para afrontarlo.
• Gestión de la calidad: Los requerimientos de calidad son descritos mediante “Product Descriptions”, preparados por el Project Manager y aprobados por el Project Board.
• Gestión de configuraciones: Proporciona mecanismos para realizar seguimiento y control de los entregables y los aspectos pendientes (issues).
• Gestión del cambio: Verifica el impacto de cambios potenciales sobre el Business Case, siendo un apoyo fundamental para la toma de decisiones.

Procesos

Los proyectos gestionados mediante PRINCE2 se descomponen en etapas (stages) y se encuentran gestionados por los siguientes procesos:

• Puesta en marcha del Proyecto (Starting up a Project): Diseño y elección del equipo de trabajo (incluido el Project Board), definición de la necesidad a cubrir y el approach para afrontarla.
• Dirección del Proyecto (Directing a Project): Tiene lugar durante todo el proyecto y permite al Project Manager consultar y solicitar apoyo/autorización al Project Board.
• Iniciación del Proyecto (Initiating a Project): Análisis y definición de los requerimientos y elementos críticos mediante la creación del documento PID (Project Initiation Document).
• Gestión de los limites de las etapas (Managing Stage Boundaries): Gestión de la transición de una etapa a la siguiente, proporcionando información al Project Board para validar la aceptación del paso de etapa.
• Control sobre una etapa (Controlling a Stage): Trabajo diario del Project Manager, el cual se encarga de la gestión de cambios, recolección de información sobre el grado de avance, toma de decisiones para la aplicación de medidas correctivas y, en caso de ser necesario, escalado de problemas o peticiones al Project Board.
• Gestión de la entrega del producto (Managing Product Delivery): Sistema de autorización de trabajo, el cual ofrece mecanismos para establecer que trabajo debe ser realizado mediante Work Packages.
• Cierre del proyecto (Closing a Project): Se valida que las necesidades han sido cubiertas, se realizan sugerencias de cara a futuro y se liberan los recursos ocupados.
• Planificación (Planning): La planificación tiene lugar de forma repetida en diversos procesos (p.ej. Planificación del proyecto, Inicio de una etapa, etc.). El objetivo es la creación de planes y calendarios en base a los requerimientos, actividades y recursos disponibles.

Aportaciones principales de PRINCE2 sobre PMBOK

Project Board

PRINCE2 introduce la idea de disponer de una junta o Project Board, cuyo principal objetivo radica en facilitar la correcta ejecución del proyecto. En repetidas ocasiones, sobretodo en organizaciones que no trabajan orientadas a proyectos y estos son puntuales, el Project Manager controla y dirige el proyecto pero no dispone de suficiente autoridad. Sin embargo, si se constituye un Project Board con miembros pertenecientes a la cúpula directiva media o alta, el Project Manager puede superar las limitaciones en su autoridad mediante esta junta.

Product Breakdown Structure, Product Descriptions y Product Flow Diagram

PRINCE2 se orienta a la generación de productos, entendiendo producto como un elemento tangible (p.ej. maquinaria, documentos, etc.) o intangible (p.ej. software).

Con dicha finalidad, PRINCE2 presenta la técnica de la generación del Product Breakdown Structure (PBS). El PBS es utilizado para la identificación tanto de los entregables (productos específicos) como de los productos (p.ej. documentos) necesarios para la gestión (productos de gestión).

Los productos de gestión son comunes para todos los proyectos, dado que estos son principalmente los que PRINCE2 establece:

No obstante, según el proyecto, este esquema puede reducirse o ampliarse en función de las necesidades. Por otra parte, los productos específicos dependen en su totalidad del proyecto y cada uno de ellos sera documentado mediante un Product Description que contendrá:

• Objetivo
• Requerimientos
• Tareas necesarias
• Recursos necesarios
• Criterios para su aceptación
• Mecanismos para medir los criterios de aceptación

Ejemplo de PBS de productos entregables:

Una vez se dispone del PBS, se procede a elaborar el Product Flow Diagram donde se definen las dependencias entre productos y el orden de creación. Ejemplo de PFD:

Las cajas corresponden a productos a ser desarrollados y las elipses a productos ya elaborados y que quedan fuera del alcance.

Una vez definidos el Product Breakdown Structure y el Product Flow Diagram, se procede a la definición de tareas y actividades orientadas a la generación de los diferentes productos.

Esta técnica puede ser considerada como complementaria a la generación del Work Breakdown Structure (WBS) que define PMBOK para la descomposición de las fases y actividades del proyecto.

Work Packages

Los paquetes de trabajo se representan por un conjunto de información que detalla la creación de uno o más productos. El contenido de los mismos se encuentra compuesto por los siguientes elementos:

• Product Descriptions (uno o varios)
• Planificación en tiempo y coste
• Autorización del Project Manager
• Información sobre potenciales riesgos
• Indicaciones sobre:
  • Cómo el trabajo será revisado, comprobado y aprobado
  • Cómo seran reportados los problemas y sugerencias

En definitiva, los Work Packages se convierten en PID (Product Initiation Document) con un ámbito mucho más reducido que, adicionalmente, son utilizados como elementos clave en diversos procesos:

• Control sobre una etapa:
  • Autorización de un work package
  • Recepción de un work package completado
• Gestión de la entrega de productos:
  • Aceptación un work package
  • Ejecución un work package
  • Entrega de un work package

Gestión del cambio

La gestión del cambio permite organizar y analizar solicitudes para la incorporación de cambios al proyecto y garantizar las siguientes premisas:

• Si un producto debe ser modificado, se deben validar los cambios en el Product Description.
• Una vez un producto ha sido aprobado, el Project Manager no puede autorizar ningún cambio sobre el mismo sin la aprobación del Project Board.

Todos los cambios o solicitudes de cambio deben ser registrados en un Issue Log, especificando:

• Descripción
• Evaluación
• Decisiones
• Estado

De esta forma se facilita la catalogación, seguimiento y revisión de cuestiones durante el proceso de Control y en la finalización de cada etapa (Managing Stage Boundaries).

Quality Review

En cualquier momento del proyecto se pueden efectuar revisiones de calidad con el objetivo de:

• Validar que los productos cumplen los requisitos (Product Descriptions)
• Proporcionar oportunidades de mejora continua
• Involucrar a todas las partes que tienen un determinado interes en los diferentes productos
• Proporcionar un mecanismo para la monitorización y el control

Las revisiones pueden ser efectuadas por personas independientes al Project Manager y constan de diversos pasos básicos:

• Confirmación de que el producto se encuentra listo para ser revisado.
• Revisión del producto
• Elaboración del listado de dudas a contrastar con el responsable del producto
• Reunión de contraste donde se definiran acciones futuras
• Notificación al Project Manager y seguimiento

Conclusión

PRINCE2 puede resultar de utilidad para cualquier Jefe de proyecto, permitiendo la selección de aquellas ideas o técnicas que parezcan más idóneas para la tipología de trabajo que este desempeñando. No obstante, cabe destacar que PMBOK es conceptualmente más completo que PRINCE2 y que por tanto, este segundo debe ser tratado como un complemento al primero.

Finalmente, señalar que en la web de PRINCE2 se encuentra disponible para su descarga gratuita todo un conjunto de plantillas para la elaboración del Business Case, PID, Plan de comunicación, Reportes de final de etapa/proyecto, Registro de incidencias/sugerencias, etc.